Sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä
Työeläkevakuuttajat Tela ry
Salomonkatu 17 B
00100 Helsinki
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Rekisterin nimi
Sidosryhmärekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Telan toimintaan kiinteästi liittyvien sidosryhmien informoiminen, palvelu ja muu yhteydenpito.
Henkilötietoja käytetään viestintään, vaikuttamistyöhön, koulutuksista ja tapahtumista tiedottamiseen, kutsujen lähettämiseen sekä selvityksiin, kyselyihin ja Telan oman toiminnan analysointiin.
Lisäksi henkilötietoja käytetään avoimuusrekisterilain 8 §:n mukaisen toimintailmoituksen tekemiseen.
Tietoja ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu avoimuusrekisterilakiin tai Telan oikeutettuun etuun.
Rekisteröityjen ryhmät
Rekisteriin tallennetaan seuraavien sidosryhmien edustajia:
- kansanedustajat, ministerit, Euroopan parlamentin jäsenet ja heidän avustajansa
- valtion, muiden julkisyhteisöjen ja Euroopan unionin palveluksessa olevat virkamiehet
- ammatti- ja työnantajajärjestöt
- puolueet ja niiden järjestöt
- opiskelija- ja nuorisojärjestöt
- eläkeläisjärjestöt
- toimittajat
- yliopistot, tutkimuslaitokset, ajatuspajat ja järjestöt sekä muut organisaatiot
- Telan jäsenten henkilöstö
- Telan palveluntoimittajat ja yhteistyökumppanit
Rekisteriin tallennettavat henkilöt valikoituvat suurilta osin heidän yhteiskunnallisen asemansa sekä organisaatioiden ja henkilöiden työ- tai virkatehtävien kautta.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan sidosryhmien edustajista ja Telan jäsenten henkilöstöstä seuraavia tietoja:
- henkilön nimi
- henkilön edustama organisaatio
- asema organisaatiossa
- yhteystiedot: sähköpostiosoite ja työpuhelinnumero
- Avoimuusrekisterilain 8§:n mukaisen toimintailmoituksen tekemiseen liittyvät tiedot yhteydenpidosta
- Yhteydenpitoon mahdollisesti liittyvät muut lisätiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään yleisesti saatavilla olevista lähteistä, pääasiassa organisaatioiden verkkopalveluista. Sen lisäksi henkilötietoja voidaan saada henkilöiltä itseltään ja heidän työnantajiltaan.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tela ei luovuta tietoja organisaation ulkopuolelle lukuun ottamatta avoimuusrekisterilaista tai muusta lainsäädännöstä seuraavia vaatimuksia.
Henkilötietojen säilytysaika tai kriteerit säilytysajan määrittämiselle
Tietoja säilytetään niin pitkään, kun Telalla on yhteys rekisteröityyn. Rekisterin ajantasaisuus tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.
Tiedot poistetaan, kun Telalla ei enää ole yhteyttä rekisteröityyn eikä tarvetta säilyttää henkilötietoja tai jos rekisteröity pyytää tietojen poistamista.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity saa erikseen pyytämällä tutustua häntä itseään koskeviin tietoihin ja hänellä on oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista kokonaan siltä osin, kuin tietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.
Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käsitellä automaattisesti eikä käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Henkilötietojen suojaaminen
Rekisteriä ylläpidetään ja suojataan erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoon rajataan käyttöoikeuksin.
Henkilötietojen käsittelijänä toimiva kolmas osapuoli (CRM-järjestelmän ylläpitäjä) vastaa rekisterin suojaamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen mukaisesti.