Dataskyddsbeskrivning för intressentgruppsregister
Registerbeskrivning enligt EU:s databeskyddsförordning.
Personuppgiftsansvarig
Arbetspensionsförsäkrarna Tela rf
Salomonsgatan 17 B
00100 Helsingfors
Kontaktperson i registerärenden
Registrets namn
Intressentgruppsregister
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Information, betjäning och övrig kontakt med intressentgrupper med nära anknytning till Telas verksamhet.
Personuppgifter används för kommunikation, påverkansarbete, information om kurser och evenemang, utskick av inbjudningar samt utredningar, enkäter och analys av Telas egen verksamhet.
Dessutom används personuppgifter för verksamhetsanmälan enligt 8 § i lagen om öppenhetsregistret.
Uppgifterna används inte för kommersiella syften.
Grund för behandlingen av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke eller Telas berättigade intresse.
Kategorier av personuppgifter
I registret lagras företrädare för följande intressentgrupper:
- riksdagsledamöter, ministrar, ledamöter av Europaparlamentet och deras assistenter
- tjänstemän i tjänst hos staten, andra offentliga samfund och Europeiska unionen
- fack- och arbetsgivarorganisationer
- partier och partiorganisationer
- student- och ungdomsorganisationer
- pensionärsorganisationer
- redaktörer
- universitet, forskningsinstitut, tankeverkstäder och organisationer samt andra sammanslutningar
- anställda hos Telas medlemmar
- Telas tjänsteleverantörer och samarbetspartner.
De personer lagras i registret bestäms till stor del genom deras samhällsställning samt genom organisationerna och personernas arbets- eller tjänsteuppdrag.
Registrets datainnehåll
I registret lagras följande uppgifter om intressentgruppernas företrädare och anställda hos Telas medlemmar:
- Personens namn
- Den organisation som personen företräder
- Ställning i organisationen
- Kontaktinformation: e-postadress och arbetstelefonnummer
- Uppgifter om kontakt i anslutning till verksamhetsanmälan enligt 8 § i lagen om öppenhetsregistret
- Eventuella andra tilläggsuppgifter i anslutning till kontakt
Regelmässiga uppgiftskällor
Personuppgifter samlas in från allmänt tillgängliga källor, huvudsakligen organisationernas webbtjänster. Därtill kan personuppgifter fås av personerna själva och deras arbetsgivare.
Mottagare av personuppgifter
Tela lämnar inte ut uppgifter utanför organisationen med undantag av krav som följer av lagen om öppenhetsregistret eller annan lagstiftning.
Lagringsperiod för personuppgifter eller kriterier för att fastställa lagringsperioden
Uppgifterna lagras så länge som Tela har kontakt med den registrerade. Registret uppdateras minst en gång om året.
Uppgifterna raderas när Tela inte längre har kontakt med den registrerade eller behov av att spara personuppgifterna eller om den registrerade begär radering av uppgifterna.
Tela är emellertid skyldig att spara uppgifter om personer som omfattas av rapporteringen till öppenhetsregistret så länge som personen omfattas av lagstiftningen om öppenhetsregistret och skyldigheterna att rapportera till öppenhetsregistret som gäller personen har uppfyllts.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade får på separat begäran ta del av uppgifter som rör honom eller henne och har rätt att begära rättelse eller radering av uppgifter eller begränsning av behandling som rör honom eller henne. Därtill har den registrerade rätt att begära att uppgifter som rör honom eller henne avlägsnas helt till den del som behandlingen av uppgifterna grundar sig på ett berättigat intresse.
Automatiserat beslutsfattande
Personuppgifter behandlas inte automatiserat och används inte för automatiserat beslutsfattande.
Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen, om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne bryter mot dataskyddsförordningen.
Skydd av personuppgifter
Registret upprätthålls och skyddas genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Tillgången till uppgifterna begränsas med användarbefogenheter.
Den tredje part som verkar som personuppgiftsbiträde (CRM-systemets upprätthållare) ansvarar för skyddet av registret i enlighet med avtalet om behandling av personuppgifter.